Política de tratamiento de datos personales

Urbania es operada por [Razón social por definir], identificada con NIT [NIT por definir], con domicilio en [Dirección por definir], [Ciudad por definir], Colombia. Correo para temas de datos personales: privacidad@[dominio-por-definir]. Teléfono: [Teléfono por definir].

Esta política aplica al panel web de administración, a la app de residentes (Urbania), a la app del personal (Urbania Operaciones) y a cualquier canal de la plataforma.

En Urbania intervienen dos partes con responsabilidades distintas:

Residentes, propietarios y arrendatarios

• Identificación y contacto: nombre, número de documento, correo, celular y, si la subes, tu foto de perfil.
• Vivienda: inmueble, torre o bloque, si vives en él o lo arriendas, parqueaderos, depósitos y vehículos registrados (placa, tipo, color).
• Grupo familiar: nombre, parentesco, documento (opcional), celular (opcional) y foto (opcional) de quienes viven contigo.
• Visitantes que dejas autorizados: nombre, documento y vigencia de la autorización.
• Finanzas: cuotas de administración, saldos, pagos reportados con su soporte, acuerdos de pago, multas y reservas.
• Participación: reportes, PQR e incidencias (con fotos), clasificados que publiques, asistencia y votos en asambleas, poderes.
• Seguridad: uso del botón de emergencias, llamadas con portería (quién, cuándo y duración; las llamadas no se graban) y novedades de la minuta que te involucren.
• Avisos: notificaciones enviadas y si las leíste, y tus preferencias de avisos.

Visitantes y domiciliarios

• Nombre, número de documento, empresa (domicilios), placa del vehículo, vivienda que visita, hora de ingreso y salida, quién autorizó y, si el conjunto lo usa, una foto tomada en portería.

Personal del conjunto (vigilancia, mantenimiento, aseo, administración)

• Nombre, documento, cargo, contacto, foto (opcional), turnos, PIN de turno (guardado cifrado) y lo que registra en la plataforma.
• Ubicación del celular solo en el momento de registrar una ronda, una novedad o un trabajo, con la app abierta, para comprobar que se hizo dentro del conjunto. No se rastrea la ubicación en segundo plano.

Datos técnicos de la plataforma

• Identificador del equipo para enviarte avisos (push), versión de la app, fecha de tu último ingreso, dirección IP y registros de seguridad (inicios de sesión, cambios de contraseña).
• No usamos publicidad, no hacemos seguimiento entre apps de terceros y no vendemos datos personales.

• Administrar la copropiedad conforme a la Ley 675 de 2001: viviendas, residentes, cuotas, cartera, pagos, presupuesto, contabilidad, pólizas, asambleas y comunicaciones oficiales.
• Controlar el acceso y la seguridad: anunciar y registrar visitantes y domicilios, recibir y entregar paquetes, llevar la minuta de portería, hacer rondas y atender emergencias.
• Comunicar: avisos, comunicados, noticias, eventos y llamadas entre portería y los residentes dentro de la app, sin mostrar números de celular.
• Gestionar reservas de zonas comunes, mantenimiento, incidencias y PQR.
• Permitir pagos en línea a la cuenta del propio conjunto a través de su pasarela de pagos (Urbania no recibe ese dinero).
• Prestar el servicio: crear y proteger tu cuenta, recuperar tu contraseña, dar soporte, prevenir fraudes y mejorar la plataforma con estadísticas que no te identifican.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Los datos no se usan para finalidades distintas sin informarte y, cuando la ley lo exija, sin tu autorización.

La foto del rostro (de perfil, de familiares o de visitantes) y la ubicación pueden ser datos sensibles. Por eso: (i) son facultativos: no estás obligado a entregarlos ni a autorizar su tratamiento, y la plataforma funciona sin ellos; (ii) solo se usan para identificar a las personas en el control de acceso y la seguridad del conjunto; y (iii) solo los ven quienes los necesitan (portería y la administración).

Los datos de niñas, niños y adolescentes se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581). Solo se registra lo necesario para la seguridad del hogar (nombre, parentesco y, si se quiere, una foto), y únicamente cuando quien lo registra confirma en la app que es su representante legal y lo autoriza. Las apps no están dirigidas a menores de 14 años.

• Residentes y personal: al entrar por primera vez a la app aceptas esta política y los términos. Guardamos la prueba (fecha, versión y equipo). Si la política cambia de forma importante, la app te la vuelve a mostrar.
• Grupo familiar: quien registra a un familiar declara que le informó y que cuenta con su autorización; para menores de edad, que es su representante legal.
• Visitantes y domiciliarios: portería les informa, con el aviso de privacidad, que sus datos se registran para el control de acceso. Al entregarlos de forma libre, autorizan su tratamiento por conducta inequívoca (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013).
• Personal del conjunto: el conjunto, como empleador o contratante, obtiene su autorización.

No se requiere autorización cuando la ley lo exceptúa (por ejemplo, por orden judicial o datos de naturaleza pública).

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos (también los parciales, inexactos o incompletos).
• Pedir prueba de la autorización que diste.
• Ser informado de cómo se usan tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber acudido primero al conjunto o a Urbania.
• Revocar la autorización y pedir que se supriman tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

Puedes actualizar tu nombre, celular y foto en la app (Mi perfil) y eliminar tu cuenta desde la app en cualquier momento. Ver cómo eliminar tu cuenta.

Escribe a privacidad@[dominio-por-definir] o a la administración de tu conjunto, indicando tu nombre, documento, conjunto, qué pides y cómo quieres recibir la respuesta. Pueden hacerlo también tus causahabientes, tu representante o apoderado, acreditando esa calidad.

Si el reclamo está incompleto, te pediremos lo que falte dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin que lo completes, se entiende que desististe. Mientras se resuelve, tus datos quedarán marcados como «reclamo en trámite».

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, con contratos que les exigen confidencialidad y seguridad. Algunos están fuera de Colombia, por lo que puede haber transmisión internacional de datos:

No vendemos, alquilamos ni cedemos datos personales a terceros para fines comerciales. Solo los entregamos a autoridades cuando una norma o una orden lo exija.

• Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS). Las contraseñas y los PIN de turno se guardan cifrados de forma irreversible.
• Cada persona ve solo lo que su papel necesita: los residentes no ven los datos de otros hogares y portería nunca ve los números de celular de los residentes.
• Las sesiones se cierran al detectar un uso indebido, y los vigilantes tienen una sola sesión activa.
• Los accesos y cambios importantes quedan registrados para auditoría.

Conservamos los datos mientras exista tu relación con el conjunto y la prestación del servicio, y después durante el tiempo que exijan la ley o el conjunto (por ejemplo, los soportes contables se conservan 10 años). Cuando eliminas tu cuenta, tus datos personales se borran o se anonimizan; los registros que el conjunto debe conservar quedan sin datos que te identifiquen.

Esta política rige desde el 20 de octubre de 2026. Si cambia de forma importante, lo informaremos en las apps y en esta página, y cuando corresponda pediremos de nuevo tu autorización. Las bases de datos se mantienen mientras se presten los servicios y durante los plazos de conservación indicados. Cuando la ley lo exija, las bases de datos se inscriben en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC.